5 Tips Mengelola Data Perusahaan dengan Aman & Patuh Regulasi

Di era digital yang semakin kompetitif, data telah menjadi pusat penggerak bisnis modern. Dari strategi pemasaran hingga pengambilan keputusan berbasis analitik, semua bergantung pada keakuratan dan keamanan data yang dikelola perusahaan.

Namun, di balik potensi besar tersebut, ada tanggung jawab yang sama besarnya yaitu melindungi data dari kebocoran dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, seperti Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Faktanya, banyak perusahaan tumbang bukan karena gagal berinovasi, melainkan karena lalai menjaga keamanan data pelanggan dan melanggar aturan privasi.

Jika dikelola dengan benar, data bukan hanya sekadar aset digital, melainkan juga pondasi kepercayaan pelanggan dan daya saing bisnis di era transformasi digital. Karena itu, penting bagi setiap organisasi untuk memahami cara mengelola data secara aman, tertib, dan sesuai regulasi.

Baca Juga: 6 Cara Lindungi Data Bisnis dari Serangan Siber

Tips Penting untuk Mengelola Data Perusahaan

Pengelolaan data yang aman dan patuh terhadap regulasi bukan sekadar memasang antivirus atau menyimpan file di cloud. Diperlukan pendekatan menyeluruh yang mencakup kebijakan internal, sistem keamanan berlapis, serta edukasi bagi seluruh tim.

Berikut lima langkah penting yang dapat membantu perusahaan memastikan data tetap terlindungi tanpa menghambat produktivitas:

1. Terapkan Klasifikasi Data dan Kontrol Akses yang Ketat

Bayangkan Anda menyimpan semua jenis dokumen perusahaan dalam satu folder, tanpa label atau pembatas. Sulit menemukan yang penting, bukan? Begitu juga dalam manajemen data.

Mulailah dengan mengklasifikasikan data berdasarkan tingkat sensitivitas, misalnya data publik, internal, rahasia, atau terbatas. Setelah klasifikasi jelas, terapkan kontrol akses yang sesuai.

Karyawan hanya boleh mengakses data yang relevan dengan tugas mereka. Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan keamanan, tapi juga meminimalkan risiko kebocoran akibat human error. Gunakan tools seperti Role-Based Access Control (RBAC) untuk mengatur izin secara sistematis.

2. Gunakan Enkripsi dan Autentikasi Multilayer

Enkripsi bekerja layaknya gembok digital yang melindungi data dari akses tidak sah. Saat data dienkripsi, siapapun yang berusaha membukanya tanpa kunci yang tepat akan mendapatkan “teks acak” yang tidak bisa dibaca. 

Gunakan enkripsi end-to-end pada semua saluran komunikasi, terutama saat mentransfer data penting antar divisi atau server cloud. Selain itu, terapkan autentikasi multilayer seperti OTP, biometrik, atau autentikasi dua faktor (2FA).

Cara ini memastikan bahwa hanya pengguna sah yang dapat mengakses sistem. Tren terbaru bahkan menunjukkan banyak perusahaan mulai mengadopsi passwordless authentication untuk meningkatkan keamanan dan kenyamanan pengguna.

3. Lakukan Pencadangan (Backup) Data Secara Berkala

Anda tentu tidak ingin data penting perusahaan hilang hanya karena kerusakan server atau serangan siber. Itulah mengapa rutin melakukan backup menjadi wajib.

Terapkan prinsip 3-2-1, simpan tiga salinan data di dua media berbeda, dengan satu salinan di lokasi terpisah (misalnya cloud storage). Pencadangan otomatis membantu Anda meminimalkan downtime saat gangguan terjadi.

unakan layanan backup terenkripsi agar sistem tetap aman. Dengan begitu, Anda punya jaring pengaman jika skenario terburuk menimpa perusahaan.

4. Kembangkan dan Terapkan Kebijakan Tata Kelola Data (Data Governance)

Data governance bukan sekadar dokumen kebijakan, ini adalah fondasi manajemen data yang bertanggung jawab. Melalui kebijakan ini, perusahaan menentukan siapa yang bertanggung jawab atas data, bagaimana data dikumpulkan, disimpan, dan digunakan.

Contohnya, perusahaan e-commerce harus memiliki standar yang jelas tentang cara menyimpan data pelanggan, termasuk durasi penyimpanan dan proses anonimisasi data lama. Dengan governance yang baik, risiko kesalahan dalam pengolahan data atau pelanggaran privasi dapat ditekan sejak awal.

Selain itu, penting untuk membentuk tim khusus atau komite data governance agar kebijakan tidak hanya berhenti di atas kertas, tetapi diterapkan secara konsisten di seluruh departemen.

5. Pastikan Kepatuhan Terhadap Regulasi yang Berlaku

Peraturan seperti GDPR, PDP (Perlindungan Data Pribadi) Indonesia, atau ISO 27001 bukan sekadar formalitas hukum, mereka hadir untuk melindungi kepercayaan publik. Pastikan seluruh proses pengelolaan data perusahaan mengikuti aturan tersebut.

Misalnya, sebelum mengumpulkan data pelanggan, perusahaan wajib meminta persetujuan eksplisit. Jika ada data yang tidak lagi relevan, sebaiknya segera dihapus sesuai prinsip data minimization. Audit internal secara berkala juga penting untuk memastikan semua sistem tetap patuh dan transparan.

Kepatuhan ini bukan hanya melindungi perusahaan dari sanksi hukum, tetapi juga meningkatkan kredibilitas di mata pelanggan dan mitra bisnis.

Mengelola data perusahaan secara aman dan patuh regulasi bukan hal sepele. Hal ini merupakan investasi jangka panjang yang menjaga reputasi, efisiensi, dan kepercayaan pelanggan. 

Dengan menerapkan lima tips mengelola data perusahaan di atas, Anda bisa memastikan bisnis berjalan lebih stabil dan berkelanjutan.

Solusi Telkom untuk Keamanan dan Tata Kelola Data Perusahaan

Untuk memastikan pengelolaan data berjalan aman, efisien, dan sesuai regulasi, Telkom melalui layanan Enterprise Solution menghadirkan berbagai solusi digital terintegrasi.

Mulai dari Telkom Cloud untuk penyimpanan data yang fleksibel, Telkom Data Center untuk infrastruktur yang andal, hingga Managed Network & Security Services yang melindungi jaringan dan sistem perusahaan dari ancaman siber.

Dengan dukungan infrastruktur berskala nasional dan standar keamanan internasional, Telkom membantu bisnis menjaga keamanan data sekaligus memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku. Mari bangun kepercayaan pelanggan dan kelola data bisnis Anda dengan lebih aman bersama Telkom.

Baca Juga: Data Center di Indonesia: Fungsi, Manfaat, dan Tren Teknologi Terbaru