Syarat Menjadi Mitra PaDi UMKM yang Perlu Disiapkan Sebelum Daftar

Bagi pelaku UMKM, memperluas pasar tidak selalu berarti harus membuka toko fisik atau membangun kanal penjualan sendiri. Ekosistem digital dapat menjadi salah satu cara untuk mempertemukan usaha dengan calon pembeli yang membutuhkan produk maupun jasa.

Salah satu platform yang dapat dimanfaatkan adalah PaDi UMKM. Sebagai marketplace B2B, PaDi UMKM mempertemukan penjual dengan pembeli dari berbagai kebutuhan bisnis, termasuk BUMN dan non-BUMN. Platform ini juga menyediakan akses ke pasar pengadaan BUMN bagi penjual yang bergabung.

Namun, sebelum mulai menawarkan produk atau jasa, pelaku usaha perlu memastikan data dan dokumen bisnis telah disiapkan. Lalu, apa saja syarat menjadi mitra PaDi UMKM yang perlu diperhatikan?

Baca Juga: PaDi UMKM: Marketplace BUMN untuk UMKM Indonesia

Syarat Menjadi Mitra PaDi UMKM

Persyaratan menjadi penjual di PaDi UMKM berkaitan dengan identitas pengurus, legalitas usaha, data perpajakan, hingga informasi rekening. Kelengkapan dokumen juga perlu disesuaikan dengan bentuk dan kondisi usaha.

PaDi UMKM menjelaskan bahwa dokumen minimal yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis di platform adalah KTP pengurus. Sementara itu, dokumen seperti NPWP, NIB, serta dokumen legalitas dan perpajakan lainnya dapat diperlukan sesuai model bisnis dan status usaha.

Artinya, calon seller sebaiknya tidak hanya menyiapkan satu atau dua dokumen, tetapi memeriksa kondisi legalitas usahanya terlebih dahulu.

KTP Pengurus

KTP pengurus merupakan dokumen wajib dalam informasi dokumen pendukung bisnis PaDi UMKM. Data identitas yang digunakan saat pendaftaran perlu sesuai dengan dokumen yang diunggah agar proses verifikasi dapat berjalan dengan baik. Pastikan dokumen dapat terbaca dengan jelas dan data yang dicantumkan tidak berbeda dengan informasi pada akun.

NPWP dan Data Perpajakan

NPWP menjadi bagian penting dalam administrasi bisnis, terutama bagi usaha yang melakukan transaksi B2B. PaDi UMKM saat ini meminta seller memastikan data legal usaha tetap lengkap dan valid, termasuk NPWP usaha atau perorangan. Platform tersebut juga menyebut penggunaan NPWP format baru 16 digit dalam pembaruan data seller.

Bagi seller yang berstatus Non-PKP, terdapat ketentuan tambahan. Sejak Maret 2026, PaDi UMKM mewajibkan seller Non-PKP mengunggah Surat Pernyataan Non-PKP untuk mendukung kesesuaian status perpajakan dalam proses transaksi.

Karena aturan perpajakan dapat berubah, pastikan informasi yang digunakan saat mendaftar sesuai dengan kondisi usaha dan ketentuan terbaru.

NIB dan Legalitas Usaha

NIB atau Nomor Induk Berusaha merupakan salah satu dokumen legalitas yang perlu diperhatikan, khususnya bagi usaha yang telah memiliki legalitas tersebut.

PaDi UMKM mencantumkan NIB sebagai salah satu dokumen yang dapat digunakan untuk mendukung aspek legalitas usaha. Untuk badan usaha, dokumen lain seperti akta pendirian dan pengesahan, sertifikat badan usaha, atau dokumen perizinan tertentu dapat relevan sesuai bidang dan bentuk usaha.

Karena itu, dokumen yang disiapkan sebaiknya mengikuti kondisi sebenarnya dari bisnis, bukan sekadar mengunggah dokumen sebanyak mungkin.

Rekening dan Informasi Keuangan

Data rekening juga perlu diperhatikan karena berkaitan dengan aktivitas keuangan dan transaksi seller. PaDi UMKM meminta seller memastikan informasi keuangan pada akun tetap benar dan dapat diperbarui melalui dashboard seller. Sebelum mengirimkan data, periksa kembali informasi rekening agar tidak terjadi kesalahan administrasi yang dapat menghambat proses bisnis.

Data Usaha yang Perlu Disiapkan Sebelum Mendaftar

Dokumen legalitas bukan satu-satunya hal yang perlu disiapkan. Profil usaha juga menjadi bagian penting ketika bisnis mulai ditampilkan kepada calon pembeli.

PaDi UMKM menyarankan seller memperbarui profil toko dengan informasi seperti nama toko, deskripsi usaha, alamat dan lokasi bisnis, logo atau foto toko, serta katalog produk. Sertifikasi usaha seperti TKDN atau PDN juga dapat dicantumkan jika dimiliki dan relevan.

Persiapan ini penting karena profil toko merupakan salah satu sumber informasi bagi calon pembeli untuk mengenali bisnis sebelum melakukan transaksi.

Pastikan Email dan Nomor Telepon Aktif

Gunakan email dan nomor telepon yang masih aktif ketika membuat akun. Keduanya dapat digunakan untuk komunikasi antara PaDi UMKM dan seller, termasuk berkaitan dengan akun, pesanan, verifikasi, maupun informasi bisnis. Data kontak yang aktif juga membantu seller merespons komunikasi dengan calon pembeli maupun pihak PaDi UMKM secara tepat waktu.

Lengkapi Profil Toko

Setelah akun dibuat, jangan berhenti pada proses registrasi. Lengkapi profil toko dengan identitas usaha yang jelas, deskripsi bisnis, alamat, logo, serta informasi produk atau jasa.

Profil yang lengkap dapat membantu meningkatkan kredibilitas toko sekaligus memudahkan calon pembeli memahami kemampuan bisnis yang ditawarkan.

Siapkan Katalog Produk atau Jasa

Tujuan bergabung sebagai seller tentu bukan hanya memiliki akun, tetapi mendapatkan kesempatan menawarkan produk atau jasa kepada pembeli.

Karena itu, katalog sebaiknya dipersiapkan sejak awal. Informasi seperti nama produk, deskripsi, spesifikasi, harga, stok atau kapasitas layanan, serta foto produk perlu dibuat dengan jelas.

Untuk bisnis jasa, informasi mengenai jenis layanan, ruang lingkup pekerjaan, spesifikasi, wilayah layanan, dan ketentuan lainnya juga perlu disampaikan secara transparan.

Kelengkapan katalog menjadi semakin penting karena PaDi UMKM menyediakan akses kepada pembeli dengan kebutuhan pengadaan yang beragam. Pada 2025, PaDi UMKM mencatat sejumlah fitur yang mendukung aktivitas transaksi, termasuk Tender Kilat, e-Sign & e-Meterai, Visibilitas Produk, Integrasi API, dan Shipping Subscription.

Baca Juga: Pengadaan BUMN Lebih Mudah dengan PaDi UMKM

Mengoptimalkan Pengelolaan Bisnis Setelah Menjadi Seller PaDi UMKM 

Menjadi seller di PaDi UMKM bukan berarti proses berhenti setelah akun berhasil dibuat. Ketika toko sudah aktif, pelaku usaha tetap perlu memastikan data legal, profil toko, dan informasi produk selalu diperbarui agar sesuai dengan kondisi bisnis.

PaDi UMKM pada September 2025 mengingatkan seller untuk menjaga keaktifan akun sekaligus memperbarui data legal usaha, profil toko, dan listing produk. Kelengkapan informasi tersebut penting untuk mendukung kredibilitas toko dan memberikan informasi yang lebih jelas kepada calon pembeli.

Pengelolaan toko juga semakin membutuhkan pembagian peran yang jelas ketika bisnis mulai melibatkan lebih dari satu orang. Pada Agustus 2026, PaDi UMKM memperkenalkan fitur Hak Akses Penjual yang memungkinkan pemilik toko membedakan akses Owner dan Staff. Melalui fitur tersebut, Owner dapat menambahkan hingga 10 akun Staff dengan hak akses yang disesuaikan dengan kebutuhan pengelolaan toko.

Fitur tersebut menunjukkan bahwa masuk ke ekosistem pengadaan digital bukan hanya mengenai bagaimana produk ditawarkan kepada pembeli, tetapi juga bagaimana bisnis mengelola data dan aktivitas toko secara tertib.

Karena itu, sebelum mendaftar sebagai seller, pastikan dokumen dan informasi usaha sudah dipersiapkan dengan baik. KTP pengurus menjadi dokumen minimal, sedangkan NPWP, NIB, dokumen perpajakan, dan legalitas lainnya dapat disiapkan sesuai bentuk serta kondisi usaha. Lengkapi pula informasi rekening, profil bisnis, kontak aktif, serta katalog produk atau jasa yang akan ditawarkan.

Persiapan tersebut akan membuat proses pendaftaran dan pengelolaan toko menjadi lebih terarah. Terlebih, PaDi UMKM terus mengembangkan ekosistem pengadaan digital dengan berbagai fitur yang mendukung aktivitas seller dan transaksi B2B.

Bagi pelaku UMKM yang ingin memperluas akses pasar dan menjangkau peluang pengadaan secara digital, menjadi seller di PaDi UMKM dapat menjadi salah satu pilihan untuk dipertimbangkan. Pastikan seluruh data bisnis telah siap dan selalu mengikuti ketentuan terbaru sebelum melakukan pendaftaran.

Baca Juga: Marketplace BUMN Terpercaya untuk UMKM lewat PaDi UMKM